Case Study 02 — Revenue & Event Operations System

The problemEl problema

The Parque was running a real revenue line on events — corporate, public and community — but the process lived fragmented across 5+ tools, with handoffs through email and zero end-to-end traceability. El Parque tenía una línea de ingresos real con eventos — corporativos, públicos y comunidad — pero el proceso vivía fragmentado en 5+ herramientas, con handoffs por mail y trazabilidad cero end-to-end.

Leads got lost between teams, briefs went stale, and quarterly reports meant days of manual aggregation from disconnected spreadsheets. Se perdían leads entre equipos, los briefs envejecían, y los reportes trimestrales eran días de agregación manual entre planillas desconectadas.

Step 0 Diagnostic — map the pain before buildingDiagnóstico — mapear el dolor antes de construir

I sat down with each team before writing a single automation.
The bottleneck wasn't sales... Me senté con cada equipo antes de escribir una sola automatización.
El cuello de botella no era la venta...

SalesVentas 3 pains

Leads lost in inbox threadsLeads perdidos en threads
No visibility on lead sourceSin visibilidad de fuente
Manual scoring & routingScoring y ruteo a mano

LegalLegales 3 pains

Contracts re-typed every timeContratos re-escritos siempre
No status on signatureSin status de firma
Late handoff to adminHandoff tarde a admin

AdminAdmin 2 pains

Tango orders coded by handÓrdenes Tango a mano
Reconciliation pain at EOMConciliación a fin de mes

InfraInfra 3 pains

Briefs arrive 24h beforeBrief llega 24h antes
Last-minute requirement changesCambios de último momento
No integrated calendarSin calendario integrado

CEO / COO 3 pains

No real-time pipeline viewSin pipeline en vivo
Reports take daysReportes tardan días
Decision delay on bottlenecksDecisiones tarde

The bottleneckEl cuello de botella

Internal coordination after closing Coordinación interna después del cierre

5 teams · 14 pains · 1 root cause

How I thought about itCómo lo pensé

🔹

One source of truth, not fiveUna sola fuente de verdad, no cinco

One place every team had to write into. Sales, legal, admin and infra on the same record. Killed half the back-and-forth.Un solo lugar donde cada equipo tenía que escribir. Ventas, legales, admin e infra sobre el mismo record. Mató la mitad del ida y vuelta.

⚙️

The pipeline drives the workEl pipeline maneja el trabajo

Move stage → next thing happens on its own. Proposal goes out, contract drafts, invoice generates. Teams stopped passing folders.Cambia de etapa → lo siguiente pasa solo. Sale la propuesta, se arma el contrato, se genera la factura. Dejaron de pasarse carpetas.

👁️

Visibility instead of meetingsVisibilidad en vez de reuniones

Status meetings disappeared. Each team sees what they need on their own — live brief, auto-emails on stage move, real-time dashboard. Coordination became async by default.Las reuniones de status desaparecieron. Cada equipo ve lo que necesita por su cuenta — live brief, emails automáticos al cambiar de etapa, dashboard en vivo. La coordinación pasó a ser async por default.

✨

AI that's invisible, not impressiveIA invisible, no impresionante

Not brilliant — consistent every day. One job: read each event's emails and keep its brief alive. No chatbots. Briefs just stop going stale.No brillante — constante todos los días. Una sola tarea: leer los mails y mantener el brief vivo. Sin chatbots. Los briefs dejan de envejecer.

Architecture — how the pieces connectArquitectura — cómo se conectan las piezas

T

Tally · Corporateform #1

T

Tally · GCBAform #2

T

Tally · Communityform #3

Crondaily 08:55 / Mon 09:00

n8norch · 7 if-branches

Airtablesingle record · 7 stagesSOURCE OF TRUTH

B

Brevoproposal · contract · NPS

Tg

Tango ERPcodified order · invoice

Live dashboardexec view

iCal syncslot · armado/desarme

Clauderewrites live brief

Sync writeEscritura sync Stage triggerTrigger por etapa Tango bidirectionalTango bidireccional Scheduled (cron)Programado (cron)

The system, layer by layerEl sistema, capa por capa

01 · Event traceabilityTrazabilidad del evento

From form to follow-up — on one recordDel formulario al follow-up — en un solo record

EVT-1428

YPF · Innovation Day

Privado Conference Pago full May 28, 2025 · 320 asistentes · JC In CoordinationEn Coordinación

YPF S.A. Cliente Maria Fernández · Head of Innovation · m.fernandez@ypf.com

ContactMaria Fernández · Head of Innovation

Emailm.fernandez@ypf.com

Phone+54 11 4329-2000

IndustryEnergy · corporate

Event description

Annual innovation summit for YPF's senior executives. 320 attendees, keynote-driven format with 4 themed panels (energy transition, AI in operations, talent, sustainability). Client requested vegan catering and LSE interpreters for the main panel.Cumbre anual de innovación para los ejecutivos senior de YPF. 320 asistentes, formato keynote con 4 paneles temáticos (transición energética, IA en operaciones, talento, sustentabilidad). El cliente pidió catering vegano y intérpretes LSE para el panel principal.

👋1ContactoMar 12

💬2ConversaciónMar 14

💰3CotizaciónMar 22

📝4LegalApr 04

🧾5FacturaciónApr 05

🔨6Coordinaciónin progress

🎉7RealizadoMay 28

Fields

StageEn Coordinación

OwnerJC Julieta C.

Budget$ 480,000

Plan100% upfront

Balance$ 0 · paid

Tango ID#TG-1428

Activity · last 5

Tango sync · payment_status → paid2h

iCal locked slot · Domos sector A1d

Claude rewrote brief · 3 emails parsed2d

Brevo sent contract handoff to legal5d

Stage moved to En Legal by JC22d

AI Brieflive

AudienceSenior execs · 320

FormatKeynote + 4 panels

ReqsCatering vegano · LSE

Last sync2 min ago

Contractsigned

Total$ 480,000

SignedApr 04

Calendarsynced

SlotMay 28 · 09:00

VenueDomos · A

02 · Weekly digestDigest semanal

Every Monday at 9am, the pipeline lands in the CEO's inbox.Cada lunes 9am, el pipeline aterriza en el inbox del CEO.

PIA

PIA Reports <reports@parque.bs> automated

to Federico, Marina, me · via Brevo

9:00 AM (2 min ago)

Weekly digest

📊 Eventos · W18 2025 · Pipeline + Cobranza

Hi Fede & Mari,Hola Fede y Mari,

Here's how the week closed. 3 alerts at the bottom — 2 risks, 1 stale lead.Así cerró la semana. 3 alertas al final — 2 riesgos, 1 lead frío.

Pipeline$ 6.6M+12%

Cobrado QTD$ 2.1M+8%

Close rate18%+4.2

Avg cycle32d+3d

01 Funnel by stageFunnel por etapa vs prev. week

1 · Primer Contacto42100%+6

2 · En Conversación2764%+3

3 · En Cotización1843%· 0

4 · En Legal1024%+2

5 · En Facturación717%+1

6 · En Coordinación614%· 0

7 · Evento Realizado410%+2

02 Money — Tango syncPlata — sync Tango QTD · Q2 2025

Total Cotizado$ 4.8M

Total Facturado$ 3.2M

Total Cobrado$ 2.1M

Saldo Pendiente$ 1.1M

% Cobro Completo · 66% Pago full · 3 eventos Pago parcial · 4 eventos

03 Lost analysis — this weekAnálisis de perdidos — esta semana 7 events

No contestó3

No aceptó cotización2

No firmó contrato1

No pagó el total1

No es público objetivo0

04 Calendar · next 14 daysCalendario · próximos 14 días 3 events

May 12YPF · Innovation DayCoord.100%

May 19Telecom · Town HallLegal70/30

May 24GCBA · Foro IndustriaFactur.free

Action neededAcción necesaria3

RIESGO Telecom Town Hall — saldo $ 240k, fecha límite vencida hace 2d
RIESGO Despegar Q2 Kickoff — cotización sin respuesta > 14d
FRÍO Mercado Libre All-Hands — sin actividad > 7d, mover a Perdido?

03 · AI briefBrief AI

Briefs that update themselves while the inbox piles up.Briefs que se actualizan solos mientras el inbox se llena.

INPUT email_thread 12 mails · 7d

cliente@ypf.com Re: Cambio de catering — vegano + LSE

infra@parque.bs RE: Setup técnico · 320 asistentes

cliente@ypf.com Confirmación keynote + speakers

+ 9 más

Claude parses threadparsea thread 09:00 daily ↓

OUTPUT brief_md long-text live

AudienciaSenior execs · 320

FormatoKeynote + 4 paneles

Reqs newCatering vegano · LSE

VenueDomos sector A

TODOsSetup infra · Speakers

Last sync 2 min ago · 3 emails parsed

04 · n8n — orchestratorn8n — orquestador

Stage change → the right downstream action fires.Cambia la etapa → se dispara la acción correcta downstream.

TRIGGERwhat firesqué dispara

n8n · ROUTERstage = ?stage = ?

ACTIONdownstreamdownstream

Airtablestage_change · webhook

Cron · daily 09:00brief refresh

Cron · Mon 09:00weekly digest

n8n router7 if-branches · retry ×3

if stage = Cotización

if stage = Facturación

if stage = Legal

if stage = Realizado

cron · daily

cron · weekly

B

Brevo · proposalemail to client

Tg

Tango ERPcodify & invoice

iCal synclock slot

B

Brevo · NPSpost-event

Clauderewrite brief_md

Live dashboardweekly email + view

Live runs (event-driven)Live runs (por evento) Scheduled (cron)Programado (cron)

Rollout — team by team, no big-bangRollout — equipo por equipo, sin big-bang

Each phase added new automations only after the previous team owned its piece. The system grew with the people, not against them.Cada fase sumó automatizaciones nuevas recién cuando el equipo anterior se apropió de su parte. El sistema creció con la gente, no contra ella.

P1

SalesVentas M1 · M2

Tally → Airtable
Lead scoringScoring de leads
Pipeline kanban

P2

LegalLegales M3

Ablesign trigger
Contract templatesTemplates contrato
Auto handoff to adminHandoff auto a admin

P3

Admin / TangoAdmin / Tango M4 · M5

Tango order codifiedOrden Tango codificada
Brevo campaigns
Reconciliation flowFlow de conciliación

P4

Infra / LogisticsInfra / Logística M6

iCal sync
Guided visits bookingReserva visitas guiadas
Logistics dashboardDashboard logística

P5

CEO & AICEO & IA M7

Weekly digest cronCron digest semanal
AI brief refreshRefresh brief AI
Live dashboardDashboard en vivo

Stack — why each toolStack — por qué cada herramienta

T

Tally

Forms

Captures every lead from the public site through three form variants — corporate, GCBA, and community. Each lead enters the pipeline already tagged at the source, so the routing logic in n8n stays simple. Picked over Typeform for unlimited submissions on the paid tier and clean UTM passthrough, and over Google Forms for the conditional logic and webhook reliability that keep the routing predictable.Captura cada lead desde el sitio público con tres variantes de formulario — corporate, GCBA y community. Cada lead entra al pipeline ya etiquetado en el origen, así la lógica de ruteo en n8n se mantiene simple. Elegido sobre Typeform por submissions ilimitadas en el plan pago y UTM passthrough limpio, y sobre Google Forms por la lógica condicional y webhooks confiables que hacen el ruteo predecible.

Airtable

Source of truth

One row per event, lived in by every team end-to-end. Sales, legal, admin and infra read and write on the same record, so there are no shadow spreadsheets or parallel sources of truth. That single decision killed half the coordination problem on day one. Chosen over Notion (better at structured data, views and automations than docs) and over a custom database (we needed role-based access, formulas and triggers without engineering a CRM from scratch).Una fila por evento, donde cada equipo trabaja end-to-end. Ventas, legales, admin e infra leen y escriben sobre el mismo record, así no hay planillas paralelas ni fuentes de verdad duplicadas. Esa sola decisión mató la mitad del problema de coordinación el día uno. Elegido sobre Notion (mejor en data estructurada, vistas y automatizaciones que en docs) y sobre una DB custom (necesitábamos control de acceso, fórmulas y triggers sin construir un CRM desde cero).

n8n

Orchestration

The orchestration brain. Watches every Airtable stage change and triggers the right downstream action: sending the proposal, drafting the contract, codifying the order in Tango, locking the calendar slot. Picked over Make for full runtime ownership, no per-execution caps, and self-hosting if we ever need it. The visual editor plus custom code nodes mean I can inspect or fix a failing workflow in production without rebuilding it.El cerebro de orquestación. Mira cada cambio de etapa en Airtable y dispara la acción correcta: envía la propuesta, redacta el contrato, codifica la orden en Tango, bloquea el slot de calendario. Elegido sobre Make por ownership total del runtime, sin tope por ejecución, y self-hosting si lo necesitamos. El editor visual más nodos de código custom me permiten inspeccionar o arreglar un workflow fallando en producción sin reconstruirlo.

Brevo

Email

Transactional and campaign emails from the same platform. Segmentation by event type, automated welcome flows, post-event NPS — all without splitting across tools. Cheaper than running Sendgrid for transactional plus Mailchimp for campaigns, with deliverability that holds up across the LATAM mix we send to. The pricing model is contact-based instead of volume-tier, so it doesn't punish growth as the team scales the calendar.Mails transaccionales y campañas desde la misma plataforma. Segmentación por tipo de evento, flujos de bienvenida automáticos, NPS post-evento — todo sin partir herramientas. Más barato que correr Sendgrid para transaccional más Mailchimp para campañas, con entregabilidad que aguanta el mix LATAM al que mandamos. La facturación es por contactos en vez de por volumen, así no castiga el crecimiento cuando el equipo escala el calendario.

Tg

Tango ERP

Billing

The hardest piece of the system, and the most strategic. Tango doesn't have a clean API, so I codified each event type as a Tango order template. That mapping is what lets the CRM trigger billing automatically: the admin team went from typing each invoice to just reviewing them. Tango itself was non-negotiable — it's where accounting already lived — so the right move was to wrap it as an integration target rather than try to replace what already worked downstream.La pieza más dura del sistema, y la más estratégica. Tango no tiene una API limpia, así que codifiqué cada tipo de evento como un template de orden Tango. Ese mapeo es lo que permite que el CRM dispare facturación automáticamente: el equipo de admin pasó de tipear cada factura a solo revisarlas. Tango en sí no era negociable — ahí ya vivía contabilidad — así que la jugada correcta fue envolverlo como target de integración y no tratar de reemplazar lo que ya funcionaba downstream.

Claude Code

AI & Build

Two roles in this build. Built the live dashboard end-to-end with full design control, and powers the daily brief refresh that reads each event's email thread and rewrites a structured summary directly in Airtable. Picked over generic LLM endpoints because Claude holds a long context window without losing the structure I asked for, and follows narrow instructions reliably enough that the team trusts what they read every morning.Dos roles en este sistema. Construyó el dashboard en vivo end-to-end con control total de diseño, y mueve el refresh diario del brief, que lee el thread de mails de cada evento y reescribe un resumen estructurado directamente en Airtable. Elegido sobre endpoints LLM genéricos porque Claude aguanta una ventana de contexto larga sin perder la estructura pedida, y sigue instrucciones acotadas con la fiabilidad necesaria para que el equipo confíe en lo que lee cada mañana.

Before & AfterAntes y Después

⚠️ Before — fragmentedAntes — fragmentado

❌Pipeline split across 5+ toolsPipeline en 5+ herramientas

❌Email handoffs between teamsHandoffs por mail entre equipos

❌Briefs went stale, info buried in threadsBriefs envejecían, info enterrada en threads

❌Tango orders re-typed by adminÓrdenes Tango retipeadas por admin

❌CEO had no real-time pipeline viewCEO sin pipeline en tiempo real

❌Weekly reports = days of manual aggregationReportes semanales = días de agregación manual

⚡ After — integrated systemDespués — sistema integrado

✓One Airtable record, end-to-endUn solo record Airtable, end-to-end

✓Stage changes auto-handoff to next teamCambios de stage hacen handoff automático

✓AI brief refreshes daily from email threadsBrief AI se refresca diario desde threads

✓Tango orders codified, sync from CRMÓrdenes Tango codificadas, sync desde CRM

✓Live dashboard always on for CEO + COODashboard en vivo siempre disponible

✓Weekly digest auto-sent every Monday 9amDigest semanal automático todos los lunes 9am

ResultResultado

A fragmented process replaced by an operating system for events. Every lead, contract, brief and payment lives in one trace — and the bottleneck becomes visible the moment it appears. Un proceso fragmentado reemplazado por un sistema operativo para eventos. Cada lead, contrato, brief y pago vive en una sola traza — y el cuello de botella se hace visible apenas aparece.

System in active use at Parque de Innovación CABA, 2024 — 2025.Sistema en uso activo en Parque de Innovación CABA, 2024 — 2025.

5+→1

Fragmented tools
→ one integrated systemHerramientas fragmentadas
→ un sistema integrado

100%

End-to-end traceability
lead → post-eventTrazabilidad end-to-end
lead → post-evento

−48%

Avg cycle time
lead → signed contractCiclo promedio
lead → contrato firmado

Note:Nota: The system runs against the Parque's real internal data. All numbers and dashboards shown are abstracted/anonymized for confidentiality — the architecture is technically identical. El sistema corre contra la data real interna del Parque. Todos los números y dashboards mostrados están anonimizados por confidencialidad — la arquitectura es técnicamente idéntica.